Si usted es administrador de una sociedad inactiva, debe tener en cuenta que hay ciertas obligaciones fiscales y mercantiles que debe cumplir.

Cuando una empresa deja de ser rentable, los socios suelen optar por dejar inactiva la sociedad, pero a efectos legales la sociedad sigue existiendo. Hasta que no se inscriba la escritura de liquidación en el Registro mercantil, la sociedad seguirá teniendo obligaciones fiscales y mercantiles y una contabilidad que atender.

Con respecto a la Agencia Tributaria, las obligaciones son las siguientes:

  • Comunicar a la Agencia Tributaria, mediante la presentación del modelo 036 que la sociedad está inactiva, en el plazo de un mes, a contar desde el día siguiente a aquél en que se haya producido el cese total de la actividad.
  • La sociedad tendrá la obligación de presentar el Impuesto sobre sociedades, aunque al estar inactiva no deberá consignar ninguna partida en la cuenta de pérdidas y ganancias puesto que no es posible la deducción de ningún gasto ni tampoco la emisión de ninguna factura. Si la entidad obtuvo una cuota íntegra positiva en el último ejercicio en el que estuvo activa, presentará también los correspondientes pagos a cuenta de Sociedades, a no ser que se acoja a determinar el pago a cuenta según el artículo 40.3 de la Ley del Impuesto sobre sociedades.
  • A partir de la fecha del cese de actividad, el IVA soportado no será deducible por no ejercer una actividad económica (Art. 93 LIVA). Asimismo, la sociedad no tiene la obligación de llevar libro de facturas ni de presentar las declaraciones trimestrales de IVA ni el correspondiente resumen anual.
  • En lo referente al IRPF, la sociedad mantendrá la obligación de practicar retenciones e ingresarlas en el periodo de liquidación que corresponda. Si durante el ejercicio se han practicado retenciones también habrá que presentar el Modelo 190 en enero.

Con respecto al Registro Mercantil, la sociedad seguirá teniendo las mismas obligaciones que si tuviera actividad. En este sentido, existe la obligación de llevar la contabilidad, depositar los libros oficiales y las cuentas anuales en el Registro Mercantil en los plazos establecidos.

No hay que pasar por alto la entrada en vigor del Real decreto legislativo 1/2010, de 2 de Julio, que reduce el periodo de inactividad exigible para incurrir en causa de disolución de tres años a uno. Como consecuencia, una sociedad limitada que esté inactiva por un periodo superior a un año se encuentra en causa legal de disolución. Es por esta reducción, que gran parte de las empresas inactivas deberían disolverse y no lo hacen, siendo el administrador el responsable por incumplir su obligación.