El pasado 16 de febrero de 2015 se publicó en el BOE la instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre la legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internalización.Conforme a lo citado en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, se establece la obligatoriedad de presentar por vía telemática los libros obligatorios de toda clase respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013. Por lo tanto, a partir de dicha fecha, ya no será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.Dada la importancia de dicha medida, se recuerdan los libros oficiales que están sujetos a esta modificación:

  • Libros contables: Compuestos por el Libro diario y Libro de Inventario y Cuentas Anuales. El plazo para legalizarlos es de cuatro meses desde la finalización del ejercicio económico.
  • Libro de Actas: Los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles (Junta General y Consejo de Administración) deben recogerse en una Acta, la cual se transcribe en el Libro de Actas (art. 26 del Código de Comercio).

Las sociedades pueden llevar un solo libro de Actas para todos los órganos colegiados o un Libro para cada uno de ellos.

  • Libro de Registro de Socios: El libro de socios registrará la titularidad, tanto la originaria como las sucesivas transmisiones, de las participaciones de la sociedad, igual que la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas (art. 104 de la Ley de Sociedades de Capital).

En cada ejercicio deberán legalizarse los libros de actas y de registro de socios del ejercicio precedente, en los cuatro primeros meses del año.Sin perjuicio de lo anterior, y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.Les recordamos la conveniencia de tener al día todos los libros oficiales arriba mencionados, por motivos jurídicos y para el adecuado cumplimiento de los requerimientos de carácter tributario, en los casos en que así se establezca.