Cada año nos surge la duda y es importante conservarla para cumplir con nuestras responsabilidades.

Este asunto viene regulado por tres normas distintas:

  • El Código de Comercio
  • La normativa de la Agencia Tributaria
  • La normativa laboral

Obligaciones de conservación según el código de comercio:

Según el artículo 30 del Código de Comercio los libros, la documentación, la correspondencia y los justificantes relativos a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.

Deberán conservarse los libros obligatorios como el diario, inventario y cuentas anuales, actas, libro de socios, así como la documentación contable que soporten las anotaciones registradas en los libros de facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentación bancaria, etc.

Obligaciones de conservación según la Agencia Tributaria:

A efectos fiscales de acuerdo con la Ley General Tributaria (art.66 a 70) la documentación contable de la empresa según la normativa tributaria que proceda respecto del IRPF, IVA, IS, etc. deben conservarse, al menos durante el periodo en que la administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia a liquidar deuda tributaria.

El plazo de conservación para la Agencia Tributaria es de cuatro años, cinco años en caso de delito fiscal. Se empieza a contar desde el día que finaliza el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración.

Además, cabe recordar que el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones es de 10 años desde la finalización del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.

Algunas consideraciones a tener en cuenta:

  • En caso de interrupción del período de prescripción el plazo puede verse alterado pudiendo superar los límites establecidos por el Código de Comercio.
  • En las facturas de inmovilizado deben conservarse durante todo el periodo de amortización, más los 4 años de prescripción del último ejercicio amortizado.
  • Hay determinada información que debe conservarse indefinidamente como las escrituras, variaciones censales, las actas de inspección, etc.

Obligaciones de conservación según la normativa laboral:

En este caso viene regulado en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social:

  • Los empresarios deberás mantener un registro de las horas de sus trabajadores, de manera mensual durante cuatro años.
  • Los plazos de prescripción de las infracciones son de tres años en el ámbito laboral y de cinco años, si son relacionados con la Seguridad Social.

Nuestra recomendación es, una vez pasado el periodo obligatorio, mantener una copia escaneada de la documentación de todos los años y especialmente de toda la contabilidad.