A l’inici de l’any ens solem plantejar que documentació comptable s’ha de conservar per a complir amb les obligacions.

Hem de considerar dues normes diferents que regulen aquesta matèria: el Codi de Comerç i la normativa de l’Agència Tributària.

Obligacions de conservació segons el codi de comerç:

Segons l’article 30 del Codi de Comerç els llibres, documentació, correspondència i els justificants relatius a l’empresa han de conservar-se, durant 6 anys, a partir de l’últim seient realitzat en aquests.

Hauran de conservar-se els llibres obligatoris com el diari, inventari i comptes anuals, actes, llibre de socis, així com la documentació comptable que suportin les anotacions registrades en els llibres de factures emeses i rebudes, tiquets, factures rectificatives, documentació bancària, etc.

Obligacions de conservació segons l’Agència Tributària:

A efectes fiscals d’acord amb la Llei General Tributària (art.66 a 70) la documentació comptable de l’empresa segons la normativa tributària que procedeixi respecte de l’IRPF, IVA, IS, etc., han de conservar-se, almenys durant el període en què l’administració té dret a comprovar i investigar i en conseqüència a liquidar deute tributari.

El termini de conservació per a l’Agència Tributària és de 4 anys, 5 anys en cas de delicte fiscal, començant a comptar des del dia que finalitza el termini voluntari de presentació de la corresponent declaració.

A més, cal recordar que el termini de prescripció per a la comprovació de les bases imposables negatives i les deduccions és de 10 anys des de la finalització del termini de presentació de la declaració en què es van generar.

Algunes consideracions a tenir en compte:

  • En cas d’interrupció del període de prescripció el termini pot veure’s alterat podent superar els límits establerts pel Codi de Comerç.
  • En les factures d’immobilitzat han de conservar-se durant tot el període d’amortització, més els 4 anys de prescripció de l’últim exercici amortitzat.
  • Hi ha determinada informació que ha de conservar-se indefinidament com les escriptures, variacions censals, les actes d’inspecció, etc.

Nosaltres finalment els recomanem mantenir una còpia escanejada de la documentació de tots els anys i especialment de tota la comptabilitat.